Całkowity koszt posiadania rozwiązania AI (TCO) to wszystkie pieniądze i cały czas, które pochłania ono przez okres działania: wdrożenie i konfiguracja, abonamenty i opłaty za zapytania do modelu, godziny pracowników na sprawdzanie wyników, utrzymanie i poprawki, gdy zmieniają się dane albo sam model. W kosztorysie zwykle widać tylko pierwszą pozycję. Pozostałe pojawiają się po uruchomieniu i z czasem mogą kosztować więcej niż samo wdrożenie.
Wdrożenie łatwo policzyć: jest zadanie, termin i cena. Utrzymanie rozkłada się w czasie i w chwili podejmowania decyzji go nie widać. W rozwiązaniach AI bywa ono bardziej odczuwalne niż w zwykłym oprogramowaniu. Model aktualizuje jego dostawca, a po aktualizacji te same zapytania mogą dawać inne odpowiedzi. Dane wejściowe w małej firmie rzadko są jednolite: dziesięciu dostawców przysyła cenniki na dziesięć sposobów.
Dlatego koszt rozwiązania w skali roku porównuje się z tym, ile w tym samym roku kosztuje obecny proces ręczny. Samej ceny wdrożenia nie ma z czym porównać.
Przyjmuje się horyzont roku. Sumuje się wdrożenie, opłaty miesięczne, godziny na weryfikację i utrzymanie. Godziny weryfikacji lepiej brać z pilotażu, bo szacunki na oko bywają optymistyczne. Wynik porównuje się z obecnymi kosztami: ile godzin miesięcznie zajmuje ta sama praca dziś i ile kosztuje godzina. Kalkulator ma do tego pola na minuty weryfikacji przez człowieka, koszt przetwarzania, abonamenty, wdrożenie i miesięczne utrzymanie. Szkoleń pracowników i nietypowych przypadków nie uwzględnia, trzeba je doliczyć samodzielnie. Jeśli nie wiadomo, które kroki w ogóle warto automatyzować, zaczyna się od audytu procesów.
Dla sklepu internetowego budowałem automatyzację kart produktów: z cenników dostawców miały powstawać opisy i pliki do importu. Cenniki przychodziły w mniej więcej dziesięciu różnych postaciach, a klient wątpił, czy da się je niezawodnie odczytać. Proponowałem przygotować jednolity szablon cennika i poprosić dostawców o jego wypełnianie, ale do rozmowy z dostawcami nie doszło. Według mojej oceny pełna automatyzacja tej pracy nie była możliwa. Około 60% tak, pojedyncze drobne czynności nawet w 80–90%. Klient chciał wszystko albo nic, cena wdrożenia wydawała mu się wysoka i po pierwszej działającej wersji projekt został wstrzymany.
Rachunek całkowitego kosztu posiadania odpowiedziałby na pytanie, które wtedy zostało otwarte: czy te 60% się zwraca. Trzeba do tego wiedzieć, ile kosztuje obecna praca ręczna i ile godzin zostanie na poprawki. Bez tych liczb częściowy wynik łatwo uznać za niedoróbkę. Jest też druga strona. Część przedsiębiorców nie jest gotowa oddać AI nawet tej pracy, z którą ono sobie radzi, choć potrzeba istnieje i próby też. To normalne i to również lepiej ustalić przed rozpoczęciem prac.
W jakim okresie porównywać koszty z korzyściami. W pierwszych miesiącach rozwiązanie zwykle wygląda na nieopłacalne przez koszt wdrożenia, a utrzymanie i poprawki narastają stopniowo, więc widać je dopiero w perspektywie roku lub dłuższej. Kto będzie utrzymywał rozwiązanie po uruchomieniu i ile godzin miesięcznie na to przewidujesz. Ile odpowiedzi sprawdza człowiek: wszystkie czy wybrane. Czy wystarczy ci częściowa automatyzacja i od jakiego poziomu zaczyna się ona zwracać. Co się stanie, jeśli za pół roku trzeba będzie rozwiązanie wyłączyć.
Powiązane terminy: Człowiek w pętli · Pilotaż · Audyt procesów · Punkt awarii
Chcesz sprawdzić, czy automatyzacja się opłaci? Kalkulator opłacalności →